Polityka prywatności i cookies GrantAsystent
Dokument realizuje obowiązek informacyjny wynikający z art. 13 i 14 RODO oraz opisuje zasady korzystania z cookies, pamięci lokalnej, narzędzi analitycznych i pomiaru marketingowego.
1. Administrator i kontakt
Administratorem danych osobowych przetwarzanych na własne cele jest SAVVIQ sp. z o.o. z siedzibą w Puławach, ul. Ignacego Mościckiego 1, 24-110 Puławy, KRS 0001223246, NIP 7162851275, REGON 543965748.
W sprawach dotyczących danych osobowych, cookies lub realizacji praw skontaktuj się pod adresem: kontakt@grantasystent.pl.
2. Kiedy SAVVIQ jest administratorem, a kiedy procesorem
SAVVIQ jest administratorem danych podawanych przy kontakcie, zamówieniu i płatności, danych przedstawicieli klienta, korespondencji, reklamacji, rozliczeń, logów bezpieczeństwa oraz danych analitycznych i marketingowych.
Jeżeli klient przekazuje w treści wniosku dane innych osób i sam określa cel ich wykorzystania, klient pozostaje administratorem tych danych, a SAVVIQ przetwarza je jako podmiot przetwarzający — wyłącznie w celu wykonania usługi i na warunkach opisanych w Warunkach powierzenia przetwarzania danych.
SAVVIQ może stać się administratorem danych pochodzących z dokumentów tylko w odrębnym, ograniczonym celu, gdy jest to konieczne do wykonania obowiązku prawnego, zapewnienia bezpieczeństwa albo ustalenia, dochodzenia lub obrony roszczeń.
3. Kategorie danych, cele i podstawy prawne
| Proces i dane | Cel | Podstawa prawna |
|---|---|---|
| Kontakt: imię i nazwisko, e-mail, telefon, organizacja i treść wiadomości | Odpowiedź na pytanie, przygotowanie oferty albo podjęcie działań przed zawarciem umowy | art. 6 ust. 1 lit. b RODO lub art. 6 ust. 1 lit. f RODO — obsługa korespondencji |
| Zamówienie i umowa: e-mail, wybrany profil, oświadczenia, wersje dokumentów i identyfikator zamówienia | Przyjęcie zamówienia, zawarcie i wykonanie umowy, dostarczenie linku i raportu | art. 6 ust. 1 lit. b RODO |
| Płatności i rozliczenia: status płatności, identyfikatory transakcji, dane fakturowe | Obsługa płatności, księgowość, podatki i dokumenty rozliczeniowe | art. 6 ust. 1 lit. b i c RODO oraz art. 6 ust. 1 lit. f RODO — wyjaśnianie płatności |
| Treść projektu i dokumenty przekazane przez klienta | Analiza wniosku, identyfikacja ryzyk, przygotowanie i dostarczenie raportu | dane klienta lub jego przedstawiciela: art. 6 ust. 1 lit. b lub f RODO; dane powierzone: przetwarzanie na polecenie klienta zgodnie z art. 28 RODO |
| Logi: adres IP, czas zdarzenia, typ przeglądarki, identyfikatory techniczne i bezpieczeństwa | Utrzymanie serwisu, zapobieganie nadużyciom, diagnostyka i obrona roszczeń | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — bezpieczeństwo, ciągłość usługi i ochrona prawna |
| Vercel Web Analytics: odsłony, ścieżka bez query stringu, źródło ruchu i dane techniczne | Zagregowany pomiar korzystania z serwisu | art. 6 ust. 1 lit. f RODO — rozwój i ocena skuteczności serwisu |
| Google Analytics 4: ręczne pageviewy i zdarzenia produktowe bez danych formularza | Analiza ruchu i użyteczności serwisu po dobrowolnym uruchomieniu analityki | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej |
| Meta Pixel: identyfikatory przeglądarki, publiczna strona wejścia i zdarzenia PageView, ViewContent oraz InitiateCheckout | Pomiar skuteczności kampanii i tworzenie grup odbiorców po dobrowolnym uruchomieniu technologii marketingowych | art. 6 ust. 1 lit. a RODO oraz zgoda wymagana przez art. 399 Prawa komunikacji elektronicznej |
Nie wykorzystujemy danych z zamówienia ani treści wniosku do niezwiązanego z usługą marketingu bez odrębnej podstawy prawnej i odpowiedniej informacji.
4. Dane osób trzecich i informacje z innych źródeł
Dane mogą pochodzić bezpośrednio od osoby, której dotyczą, od klienta składającego zamówienie, z przesłanych dokumentów albo — gdy jest to konieczne do weryfikacji organizacji — z publicznych rejestrów i oficjalnych stron internetowych.
W dokumentach mogą pojawić się dane przedstawicieli, członków organów, pracowników, współpracowników, trenerów, edukatorów, wolontariuszy, partnerów, wykonawców, uczestników lub beneficjentów projektu. Zakres może obejmować imię i nazwisko, funkcję, dane kontaktowe, kwalifikacje, doświadczenie oraz informacje o udziale w projekcie.
Klient powinien ograniczyć dane do niezbędnego minimum i nie przekazywać danych szczególnych kategorii, danych medycznych, numerów dokumentów tożsamości ani danych dotyczących wyroków i czynów zabronionych, chyba że jest to rzeczywiście konieczne, legalne i wcześniej uzgodnione.
Gdy SAVVIQ działa jako procesor, za zgodność pozyskania danych oraz realizację obowiązku informacyjnego wobec tych osób odpowiada klient jako administrator. Jeżeli SAVVIQ zacznie przetwarzać takie dane jako odrębny administrator, przekaże informację wymaganą przez art. 14 RODO, chyba że zastosowanie ma przewidziany prawem wyjątek.
5. Odbiorcy, podprocesorzy i transfery poza EOG
Dane mogą otrzymywać podmioty świadczące usługi hostingu, utrzymania infrastruktury, płatności, poczty transakcyjnej, automatyzacji, tworzenia dokumentów, analizy treści, księgowości, pomocy prawnej oraz bezpieczeństwa.
W obecnej architekturze mogą to być w szczególności: Vercel, Hetzner, Stripe, Resend, Google, Meta Platforms Ireland Limited i OpenAI — wyłącznie w zakresie potrzebnym do wykonania przypisanych im zadań. Dostawca nie staje się uprawniony do używania danych do własnych, niezgodnych z umową celów tylko dlatego, że technicznie uczestniczy w realizacji usługi.
Niektórzy dostawcy mogą przetwarzać dane poza Europejskim Obszarem Gospodarczym lub umożliwiać dostęp z państw trzecich. Transfer odbywa się na podstawie decyzji stwierdzającej odpowiedni stopień ochrony, w tym odpowiedniego mechanizmu dla certyfikowanego odbiorcy, albo standardowych klauzul umownych z dodatkowymi zabezpieczeniami, gdy są wymagane. Informację o zastosowanym mechanizmie i kopię zabezpieczeń można uzyskać, kontaktując się pod adresem kontakt@grantasystent.pl.
Dane mogą zostać ujawnione uprawnionym organom, jeżeli obowiązek taki wynika z prawa.
6. Okresy przechowywania
- korespondencja niezakończona umową — przez czas obsługi, a następnie zasadniczo do 12 miesięcy,
- dane umowy, płatności i reklamacji — przez czas wykonania umowy, następnie do upływu terminów przedawnienia roszczeń,
- dokumenty księgowe i podatkowe — przez okres wymagany właściwymi przepisami,
- pliki źródłowe, treść wniosku i kopie robocze — przez realizację usługi i maksymalnie 90 dni po dostarczeniu raportu, chyba że klient zażąda wcześniejszego usunięcia lub dalsze przechowywanie jest prawnie konieczne,
- raport końcowy — zasadniczo do 180 dni od dostarczenia, aby umożliwić ponowne udostępnienie i obsługę reklamacji,
- logi techniczne i bezpieczeństwa — zasadniczo do 180 dni, a dłużej tylko w związku z incydentem lub roszczeniem,
- zgoda lub odmowa GA4 oraz Meta Pixel w localStorage — do zmiany decyzji, wyczyszczenia pamięci przeglądarki albo publikacji nowej wersji mechanizmu zgód,
- dane zdarzeń GA4 na poziomie użytkownika — przez okres skonfigurowany w usłudze, nie dłuższy niż 14 miesięcy; zagregowane raporty mogą pozostać dostępne dłużej,
- identyfikatory i dane zdarzeń Meta Pixel — zgodnie z ustawieniami Meta i okresem wymaganym do pomiaru kampanii; cookies
_fbpi_fbcsą zasadniczo przechowywane do 90 dni, - zagregowane dane Vercel — przez okres dostępny w planie i ustawieniach usługi; mechanizm identyfikacji odwiedzającego nie służy śledzeniu tej samej osoby pomiędzy kolejnymi dniami.
7. Prawa osoby, której dane dotyczą
W zakresie przewidzianym przez RODO przysługuje Ci prawo:
- dostępu do danych i otrzymania ich kopii,
- sprostowania nieprawidłowych danych,
- usunięcia danych,
- ograniczenia przetwarzania,
- przeniesienia danych przetwarzanych automatycznie na podstawie zgody lub umowy,
- wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania opartego na art. 6 ust. 1 lit. f RODO,
- cofnięcia zgody w dowolnym czasie, bez wpływu na zgodność z prawem przetwarzania dokonanego przed jej cofnięciem.
Żądanie można przesłać na kontakt@grantasystent.pl. Możemy poprosić o informacje potrzebne do potwierdzenia tożsamości.
Przysługuje Ci także prawo wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.
8. Automatyzacja i brak decyzji z art. 22 RODO
W usłudze wykorzystujemy automatyzację i modele językowe do porządkowania treści, identyfikacji ryzyk, scoringu pomocniczego i przygotowania raportu.
SAVVIQ nie podejmuje wobec użytkownika decyzji opartych wyłącznie na zautomatyzowanym przetwarzaniu, w tym profilowaniu, które wywoływałyby skutki prawne lub w podobny sposób istotnie na niego wpływały w rozumieniu art. 22 RODO. Raport nie jest decyzją organizatora programu i nie rozstrzyga o przyznaniu finansowania.
10. Dobrowolność podania danych i konsekwencje
- podanie danych kontaktowych jest dobrowolne, ale może być konieczne do udzielenia odpowiedzi,
- podanie e-maila i danych zamówienia jest warunkiem złożenia zamówienia, zawarcia i wykonania umowy,
- dane rozliczeniowe są wymagane, jeżeli obowiązek ich zebrania wynika z przepisów,
- przekazanie treści i dokumentów projektu jest dobrowolne, ale brak kluczowych informacji może uniemożliwić analizę albo obniżyć jej użyteczność,
- zgody na GA4 i Meta Pixel są całkowicie dobrowolne, niezależne od siebie, a odmowa nie wpływa na możliwość zakupu i korzystania z usługi.
11. Bezpieczeństwo
Stosujemy środki techniczne i organizacyjne odpowiednie do ryzyka, w tym szyfrowanie transmisji, kontrolę dostępu, ograniczanie zakresu danych, rejestrowanie zdarzeń, kopie bezpieczeństwa oraz procedury usuwania danych.
Klient powinien chronić indywidualne linki do formularzy i raportów oraz nie udostępniać ich osobom nieuprawnionym.
12. Zmiany dokumentu
Polityka może być aktualizowana w razie zmiany prawa, architektury, dostawców albo zakresu usług. Data i numer wersji są wskazane na początku dokumentu.
Jeżeli zmiana wpływa na zakres zgody analitycznej lub marketingowej, poprosimy o ponowne podjęcie decyzji przed uruchomieniem GA4 albo Meta Pixel.